6 questions avant de signer pour un « assistant IA »

Avant de signer pour un assistant IA, demandez ce qu’il fera exactement, comment vous le vérifierez et ce qu’il restera à votre charge. Une offre devrait permettre de répondre à six questions : périmètre, actions réelles, données, validation humaine, coût complet et sortie du contrat. Une case sans réponse est un point à éclaircir avant l’engagement, pas une fonction à découvrir après.

Le mot « assistant » couvre des services très différents. Certains préparent du texte. D’autres consultent vos documents, créent des fiches ou envoient des messages. Aucun de ces rôles n’est mauvais en soi. Le problème commence lorsque le devis en promet un et que la démonstration en montre un autre.

Voici une grille pour une petite entreprise en Suisse romande qui examine une offre. Ce n’est ni un classement de fournisseurs ni un avis juridique.

Quelle tâche sera réellement prise en charge ?

« Vous faire gagner du temps » ne décrit pas un travail livrable. Demandez un début, une fin et les cas laissés à l’équipe.

Prenons un exemple fictif : une entreprise de maintenance reçoit des demandes de devis par e-mail. L’assistant doit repérer la prestation demandée, préparer une fiche et signaler les informations manquantes. Il ne décide ni du prix ni de la disponibilité d’un technicien.

Le périmètre devient vérifiable : une nouvelle demande entre, une fiche à relire en sort. Le devis commercial, lui, reste dans le logiciel métier et sous la responsabilité de l’entreprise.

Faites préciser dans l’offre :

• les boîtes, dossiers ou logiciels concernés ;
• le résultat attendu et l’endroit où il apparaît ;
• les informations obligatoires et le traitement des demandes incomplètes ;
• ce qui n’est pas compris, notamment les exceptions et les anciennes données à nettoyer.

Un outil plus simple peut suffire. Dans Building effective agents, Anthropic recommande de commencer par la solution la plus simple et d’ajouter de la complexité seulement si nécessaire. C’est une recommandation d’éditeur, pas une garantie sur votre cas. Elle justifie néanmoins une question utile : pourquoi faut-il ici une IA plutôt qu’une règle dans le logiciel existant ?

Si vous hésitez encore sur la tâche à confier, le guide pour choisir un premier agent utile traite ce choix en amont. Ici, l’enjeu est de savoir ce que vous achetez.

Quelles actions voit‑on dans le logiciel, au-delà du chat ?

Une bulle qui annonce « fiche créée » n’est pas la fiche. Pendant l’essai, ouvrez le logiciel de destination et vérifiez le résultat.

Dans notre exemple fictif, demandez au fournisseur de traiter une demande de test, puis de montrer la fiche créée, ses champs et le lien vers le message d’origine. Envoyez ensuite deux fois le même cas dans l’environnement d’essai : que se passe-t-il ? Un doublon, un avertissement ou une mise à jour ? La réponse doit correspondre à la règle convenue.

Distinguez aussi les fonctions déjà disponibles, celles qui nécessitent un connecteur payant et celles qui restent à développer. Une intégration annoncée « possible » n’est pas une intégration comprise dans le prix.

Vous pouvez demander une démonstration sur des données fictives préparées par votre équipe. Incluez une demande claire, une information manquante et une panne simulée du logiciel de destination. L’objectif n’est pas de piéger le fournisseur, mais de voir comment vous reprendrez le travail quand tout ne se déroule pas comme dans sa démonstration.

Où vont les données et qui peut y accéder ?

Demandez le trajet complet, pas seulement le pays du serveur principal. Votre message peut passer par l’application, un fournisseur de modèle, un stockage de documents et des journaux techniques. Le support peut aussi disposer d’un accès.

Le PFPDT rappelle que l’entreprise reste responsable de la protection des données lorsqu’elle en confie le traitement à un sous-traitant. Le contrat avec un prestataire ne transfère donc pas, à lui seul, cette responsabilité.

Avant de connecter une boîte contenant des informations clients, demandez par écrit :

• quels prestataires et sous-traitants interviennent, et depuis quels pays ;
• quelles données sont transmises, conservées ou utilisées pour entraîner un modèle ;
• pendant combien de temps les messages, documents, sauvegardes et journaux sont gardés ;
• qui dispose d’un accès de support et comment il est retiré ;
• comment sont traitées une suppression demandée et une violation de sécurité.

Les explications du PFPDT sur les services en nuage distinguent notamment sous-traitance, sécurité et transferts vers des pays tiers. « Hébergé en Suisse » ne répond pas à toutes ces questions. Une clause « sans entraînement » ne précise pas non plus, à elle seule, la durée de conservation.

Pour un premier essai, utilisez des cas fictifs. Si votre activité touche au secret professionnel ou à des données sensibles, faites examiner le cadre applicable avant de transmettre les documents réels.

Qu’est-ce qui exige mon accord, et comment arrêter l’assistant ?

Lire un e-mail, préparer une réponse et l’envoyer sont trois permissions différentes. Demandez à voir leur séparation dans les réglages, puis pendant l’essai.

Pour la PME de notre exemple, une règle de départ raisonnable serait : préparation de la fiche autorisée, modification d’un prix et envoi au client interdits sans validation. Le choix précis dépend de la tâche et du risque, mais il ne devrait pas rester implicite.

Testez le refus : si la personne ne valide pas, rien ne doit partir. Testez ensuite un accès retiré : l’assistant doit signaler qu’il ne peut plus agir, plutôt qu’annoncer un succès. Enfin, vérifiez qu’un responsable de votre entreprise sait le mettre en pause sans attendre la disponibilité du prestataire.

L’offre devrait nommer la personne qui reçoit les alertes, expliquer ce qui reste consultable après un incident et prévoir une reprise manuelle. Un historique d’actions est utile seulement si quelqu’un peut y retrouver ce qui a changé. Pour une action difficile à annuler, la validation préalable compte davantage qu’un bouton « annuler » théorique.

Que paie‑t‑on après la mise en service ?

Demandez un coût complet fondé sur votre usage prévu, avec les hypothèses visibles. L’abonnement affiché peut ne couvrir ni la connexion aux logiciels ni le traitement des documents.

Faites séparer la mise en place, les licences, l’usage des modèles, l’hébergement éventuel, la maintenance et le support. Précisez ce qui se passe si le volume augmente, si un logiciel connecté change ou si vous souhaitez modifier une règle métier. Ces postes ne sont pas nécessairement tous facturés à part : il faut savoir lesquels le sont dans cette offre.

Deux éléments méritent une ligne explicite :

• Le plafond de dépense. Y a-t-il une simple alerte ou un arrêt effectif ? Qui autorise un dépassement ?
• Le travail conservé dans l’équipe. Combien de résultats devront être relus, corrigés ou ressaisis pendant l’essai ?

Ne soustrayez pas un gain promis du prix comme s’il était déjà acquis. Mesurez le temps de traitement d’une tâche comparable avec et sans l’outil, en comptant la relecture et les reprises. Un assistant rapide à produire un brouillon peut demander une vérification longue. Ce constat permet de revoir le périmètre, pas seulement de négocier l’abonnement.

Que récupère‑t‑on si l’on change de prestataire ?

La réversibilité se teste avant d’en avoir besoin. Demandez un export de démonstration et ouvrez-le avec un outil que vous maîtrisez. « Export disponible » peut désigner un fichier utile ou une archive impossible à exploiter sans l’application.

Faites préciser les éléments récupérables : documents fournis, données enrichies, règles de traitement, historique nécessaire et documentation des connexions. Demandez lesquels vous appartiennent et lesquels restent soumis à une licence. L’accès au code n’est pas automatiquement inclus, même lorsqu’une partie de la solution utilise des composants open source.

Il reste aussi des questions très pratiques : qui détient les comptes administrateurs ? Qui révoque les accès ? Quel est le préavis ? Combien coûte l’assistance au départ ? À quelle échéance les copies sont-elles supprimées, sous réserve des obligations de conservation applicables ?

Une petite entreprise doit pouvoir continuer à lire ses dossiers pendant une transition. Si l’arrêt de l’abonnement coupe immédiatement cet accès, le risque mérite d’être connu au moment de signer.

Ce que vous devriez avoir en main avant l’accord

Gardez une version écrite du périmètre, des conditions de traitement des données, du prix et de la sortie. Joignez-y le compte rendu de l’essai : cas testés, résultat attendu, résultat observé et problèmes encore ouverts. Une réussite sur quelques cas autorise à poursuivre l’évaluation ; elle ne prouve pas que toutes les situations seront bien traitées.

Une réponse inconnue peut rester ouverte pendant les discussions. En revanche, n’accordez pas des accès réels en espérant régler plus tard une question de confidentialité, de validation ou de responsabilité. Le fournisseur doit pouvoir dire ce qui fonctionne, ce qui manque et ce qu’il ne propose pas.

Pour regarder une offre à partir de la tâche que vous souhaitez confier, vous pouvez en discuter lors d’un appel de quinze minutes.

Sources primaires consultées le 4 octobre 2026 : PFPDT, pages sur l’externalisation et le traitement dans le nuage ; Anthropic, Building effective agents, publié le 19 décembre 2024, dont la page signale l’évolution ultérieure de l’outillage. Les conseils d’essai et d’achat ci-dessus constituent une grille Kervia, pas une certification ni un avis juridique.