5 questions avant d’acheter un logiciel « IA »

Avant d’acheter un logiciel « IA » pour un cabinet, demandez cinq choses vérifiables : ce qu’il fait, quelles données il utilise, qui valide, ce qu’il coûte réellement et comment vous pourrez en sortir. Le rendez-vous commercial devrait laisser des réponses écrites et un compte rendu d’essai, pas seulement une impression de facilité.

Pour un cabinet, l’enjeu dépasse le choix d’un abonnement. Un outil peut toucher à l’agenda, au secrétariat, aux accès des collaborateurs et au secret professionnel. Le fait qu’une fonction soit proposée par votre éditeur habituel ne dispense pas d’examiner ce qu’elle transmet à d’autres prestataires.

Cette grille concerne l’achat d’un outil administratif. Elle ne permet pas de qualifier un dispositif de diagnostic ou de traitement et ne remplace pas l’examen juridique de votre situation.

Quelle action fait‑il dans notre logiciel de cabinet ?

Demandez une démonstration avec la version et les modules que vous utilisez, ou un environnement d’essai équivalent clairement identifié. « Compatible avec votre logiciel » peut vouloir dire qu’un connecteur fonctionne déjà, qu’un export manuel est nécessaire ou qu’une intégration reste à développer. Ces trois réponses n’engagent ni le même budget ni le même travail.

Prenons un scénario entièrement fictif : vous cherchez un outil qui prépare des propositions de déplacement de rendez-vous. Le fournisseur doit montrer où apparaît la proposition, comment elle est rattachée au bon rendez-vous de test et ce qui reste à faire au secrétariat. Une suggestion affichée dans une fenêtre séparée n’est pas une modification enregistrée dans l’agenda.

Faites ensuite varier le cas : le créneau n’est plus disponible, la connexion au logiciel est interrompue, la même demande est présentée deux fois. Observez si l’outil signale l’obstacle et laisse une tâche récupérable, sans annoncer une opération qui n’a pas eu lieu.

Notez dans le compte rendu ce qui est livré aujourd’hui et ce qui relève encore d’une promesse. Si une fonction native de l’agenda répond déjà au besoin, demandez ce que l’ajout d’IA apporte de plus, en tenant compte des vérifications qu’il impose.

Quelles données sortent du cabinet, et qui y accède ?

Faites dessiner le trajet d’une demande : logiciel du cabinet, service d’IA, éventuels sous-traitants, stockage, sauvegardes et support. Demandez pour chacun les données reçues, les pays concernés et les accès possibles. Un lieu d’hébergement ne décrit pas à lui seul ce trajet.

Le PFPDT rappelle que les dossiers médicaux contiennent des données sensibles et que leur communication relève notamment du secret professionnel. Il précise aussi que partager un cabinet ne donne pas automatiquement accès aux dossiers des autres thérapeutes. Cette distinction doit se retrouver dans les permissions du nouvel outil.

Quelques demandes précises à adresser au fournisseur :

• Montrez les droits d’une assistante, d’un praticien et du support, plutôt qu’un seul compte administrateur partagé.
• Indiquez si les textes saisis et les résultats servent à entraîner ou à améliorer un modèle, y compris chez un sous-traitant.
• Précisez les durées de conservation des contenus, des journaux et des sauvegardes, ainsi que la procédure en cas d’incident.
• Fournissez les documents contractuels qui encadrent le traitement et les accès, avant toute connexion aux données réelles.

La FMH distingue l’utilisation d’un modèle de son perfectionnement. Elle indique notamment que réutiliser les données personnelles d’un prompt pour perfectionner le modèle constitue un changement de finalité nécessitant le consentement de la personne concernée. Une formule commerciale telle que « vos données restent privées » mérite donc une traduction contractuelle précise.

Commencez l’évaluation avec des données entièrement fictives, pas des dossiers dont vous auriez simplement retiré le nom. Avant tout usage réel, faites examiner ensemble protection des données, secret professionnel, information des personnes et consentement lorsqu’il est requis. La case « j’accepte » du compte fournisseur ne règle pas ces questions pour le cabinet.

Qui valide, et que se passe‑t‑il en son absence ?

Dans notre scénario, préparer une proposition de rendez-vous, modifier l’agenda et envoyer une confirmation sont des opérations distinctes. Demandez lesquelles peuvent avoir lieu sans intervention humaine. La réponse doit se vérifier dans les réglages et pendant l’essai.

Testez surtout l’absence de validation. L’assistante ferme la fenêtre sans accepter la proposition : l’agenda reste‑t‑il inchangé ? Un autre collaborateur reprend la tâche : voit‑il ce qui attend encore un accord ? Une notification envoyée ne peut pas être rappelée comme on annule une modification locale.

Prévoyez aussi le remplacement de la personne habituelle. Le cabinet doit savoir qui traite les éléments en attente, qui peut mettre l’outil en pause et comment reprendre sans lui. Demandez à voir le retrait de l’accès d’un compte de test. Changer un mot de passe ne prouve pas que toutes les connexions automatisées ont été coupées.

Ces essais portent sur l’organisation administrative. Pour délimiter ce qui doit rester hors de ce périmètre, notre article sur les tâches à ne pas confier à l’IA au cabinet traite les limites cliniques et les décisions sensibles.

Quel est le coût complet pour notre cabinet ?

Faites établir le devis sur votre configuration réelle : nombre de praticiens, de collaborateurs et de sites, modules nécessaires, volume prévu et logiciel à connecter. Demandez si la facturation dépend d’un utilisateur, d’un document, d’une durée de traitement ou d’un forfait. Ne supposez pas que les comptes de remplacement et les comptes de test sont inclus.

Le prix doit permettre de distinguer la mise en service, la connexion au logiciel métier, les licences, l’usage de l’IA, la formation et le support. Ajoutez deux situations au devis : votre éditeur met à jour son logiciel, puis vous changez une règle de fonctionnement. Qui intervient, dans quel délai et à quel prix ?

Le temps de l’équipe fait aussi partie du coût. Pendant l’essai fictif, comptez le traitement complet, depuis l’ouverture de la demande jusqu’à sa vérification dans l’agenda. Incluez les corrections et les ressaisies. Une proposition produite rapidement n’est pas forcément une tâche terminée plus vite.

Si le fournisseur annonce une économie, demandez comment il la mesure et ce qu’il compte comme travail restant. Gardez cette économie au rang d’hypothèse tant que l’essai du cabinet ne l’a pas étayée. Vérifiez enfin si un dépassement d’usage déclenche une alerte ou une dépense supplémentaire automatique.

Comment continuer si nous arrêtons le contrat ?

Demandez un export pendant l’évaluation, puis ouvrez-le sans le logiciel du fournisseur. Pour notre scénario, vérifiez ce que deviennent les tâches en attente, les règles de proposition et l’historique nécessaire à la reprise. Si l’agenda principal reste dans votre logiciel métier, assurez-vous que l’arrêt du module IA ne coupe pas son accès.

Le contrat devrait préciser les formats récupérables, les délais, le préavis, le coût de l’assistance au départ et la durée d’accès après résiliation. Faites distinguer les documents et données du cabinet des composants ou règles que le fournisseur ne vous cède pas.

Sortir du service n’est pas tout supprimer. Les obligations de conservation des dossiers ne disparaissent pas avec l’abonnement. Organisez d’abord la récupération et la continuité d’accès, puis la révocation des connexions et le traitement des copies chez les prestataires, selon les obligations applicables.

Pour préparer cette discussion, la FMH met à disposition des documents sur les contrats de services cloud et la sous-traitance. Ils offrent un point de départ pour la négociation, pas une approbation de n’importe quel logiciel qui se dit destiné aux médecins.

À la fin de l’évaluation, gardez pour chaque question la réponse du fournisseur, le document qui l’appuie et le résultat observé. Une inconnue sur le secret professionnel ou les accès doit être résolue avant de brancher le cabinet. Un gain administratif encore incertain peut justifier un essai mieux délimité, sans engagement général.

Pour examiner une offre à partir de votre organisation, vous pouvez en discuter lors d’un appel de quinze minutes, sans transmettre de donnée patient.

Sources primaires consultées le 9 octobre 2026 : PFPDT, communication des données patient ; FMH, considérations juridiques sur l’IA générative et informatique au cabinet médical. Les essais proposés constituent une grille d’achat Kervia, non une certification de conformité ni un avis juridique. Aucun fournisseur n’a été évalué dans cet article.