Courriers et rapports : rédiger sans céder le secret professionnel

Un courrier est presque prêt. Il reste à alléger une phrase, à rendre la demande plus claire ou à trouver une formule moins sèche. Copier le texte dans un assistant IA paraît plus simple que tout reprendre. Mais le texte peut déjà contenir un nom, une date de consultation, le motif d’un suivi ou une pièce jointe qui identifie la personne.

Pour un premier usage au cabinet en Suisse, travaillez sur la trame du courrier, sans lui confier le courrier réel. L’IA peut proposer un ordre de paragraphes ou reformuler une consigne administrative inventée. Les informations du patient restent dans l’environnement autorisé du cabinet. Cette méthode permet d’essayer l’aide à la rédaction sans faire de l’anonymisation improvisée la seule barrière de protection.

Partir d’une page vide plutôt que d’un dossier

Distinguez le travail de formulation du contenu du dossier. Demander une structure pour accuser réception d’une demande de document n’exige aucun nom ni renseignement de santé. Résumer un rapport médical existant est une autre opération : le document source contient précisément les informations protégées.

Voici une consigne entièrement fictive, utilisable pour tester la formulation :

Propose un modèle de courrier administratif pour accuser réception d’une demande de document adressée à un cabinet. Laisse des champs [DESTINATAIRE], [DOCUMENT] et [CONTACT]. Indique que la demande sera examinée par l’équipe. N’invente ni délai de réponse, ni décision de transmission. N’ajoute aucune information médicale.

Le brouillon obtenu n’est pas prêt à partir. L’équipe doit encore vérifier qu’il correspond à sa procédure, puis compléter les champs dans son outil habituel. Il ne faut pas recoller la version remplie dans le chat pour une dernière correction.

Pour un rapport, la même séparation peut servir à travailler sur des intitulés ou une mise en forme vierge. Elle ne justifie pas de demander à un outil non qualifié de produire une synthèse clinique à partir de notes réelles. L’article sur les limites de l’IA au cabinet traite ce périmètre plus large.

Un nom masqué ne rend pas le courrier anonyme

Remplacer le nom par « Patient A » laisse parfois intact ce qui permet de reconnaître la personne : une date précise, une profession peu fréquente, un lieu, un récit d’événement ou le nom du correspondant. Une combinaison de détails peut suffire, même si aucun détail ne paraît identifiant isolément.

Il faut distinguer la pseudonymisation, qui remplace les identifiants tout en conservant une possibilité de rattachement, d’une anonymisation effective. Le PFPDT rappelle, dans ses explications générales sur l’anonymisation en recherche, que les possibilités de recoupement et de réidentification comptent. Cette source éclaire la distinction ; ses règles propres à la recherche ne sont pas une autorisation d’utiliser des courriers médicaux dans un chat.

Vérifiez aussi ce qui entoure le texte : nom du fichier, signature, commentaires, modifications suivies, contenu d’une capture ou propriétés du document. Masquer visuellement une zone ne garantit pas que le texte sous-jacent a disparu.

Pour un essai de rédaction, une trame créée de zéro est généralement plus facile à contrôler qu’un rapport réel dont on tenterait de retirer tous les indices. N’envoyez pas le document brut à l’outil pour lui demander de l’anonymiser : à ce stade, vous le lui avez déjà transmis.

Le secret professionnel concerne aussi le prestataire

Le PFPDT explique les règles de communication des données des patients : ces données sont sensibles, le secret professionnel s’applique aussi aux auxiliaires et seules les informations nécessaires à la tâche doivent être communiquées. Être soi-même soumis au secret ne donne pas un accès général à tous les dossiers.

Cette question ne se règle donc pas avec une formule dans le prompt, telle que « garde ceci confidentiel ». Avant un usage impliquant des données réelles, le cabinet doit examiner le service et ses conditions de traitement : qui reçoit les données, qui peut y accéder, dans quels pays, combien de temps elles sont conservées et si elles servent à d’autres fins.

Sur cette même page, le PFPDT recommande par prudence de demander le consentement du patient pour le recours au cloud et déconseille le recours à un prestataire cloud à l’étranger au regard du secret professionnel. Ce n’est pas l’équivalent d’une garantie pour tout service hébergé en Suisse. Le périmètre, les contrats, les accès et les mesures de sécurité restent à examiner pour la solution envisagée.

Les considérations juridiques de la FMH sur l’IA générative soulignent également l’intérêt de renoncer aux données personnelles lorsque l’usage le permet. C’est le choix retenu ici pour l’essai. Ce guide ne constitue pas une validation juridique d’un logiciel ni d’un traitement de données patient.

Relire les engagements, pas seulement les fautes

Une correction peut rendre une phrase plus agréable tout en changeant ce qu’elle promet. Dans un exemple fictif, comparez :

La demande sera examinée par l’équipe avant toute transmission.

et :

Nous vous transmettrons le document prochainement.

La seconde phrase supprime la condition et annonce un envoi. Elle n’est pas une simple amélioration de style. De même, « à confirmer », « sous réserve de » ou une négation peuvent disparaître dans une reformulation trop assurée.

Gardez la consigne de départ à côté du brouillon et relisez avec quatre questions :

• Le texte ajoute-t-il un fait, une date, une pièce disponible ou un délai ?
• A-t-il transformé une demande en décision, ou une possibilité en engagement ?
• Les réserves et les conditions sont-elles toujours présentes ?
• Une phrase laisse-t-elle croire qu’un examen médical ou une validation a déjà eu lieu ?

Si la réponse est incertaine, reprenez la phrase plutôt que demander à l’IA de confirmer qu’elle a raison. La personne habilitée à valider le document doit pouvoir comparer le brouillon aux informations de référence. La fluidité du texte ne remplace pas ce contrôle.

Compléter, valider et envoyer sans retour dans le chat

Une fois le modèle approuvé, conservez-le avec sa date, son usage prévu et la personne responsable de sa mise à jour. Complétez ensuite les informations individuelles dans l’outil autorisé du cabinet. Gardez distinctes la version générique réutilisable et la correspondance propre à un patient.

Avant l’envoi, vérifiez le destinataire, les pièces jointes et la version finale. Le canal de transmission fait partie du contrôle : le PFPDT rappelle que la sécurité doit aussi être assurée lors de la communication, notamment par des mesures telles que le chiffrement pour l’email. Une pièce correctement rédigée mais adressée au mauvais correspondant reste un problème de confidentialité.

Pour décider si l’aide vaut la peine, testez un seul modèle avec des contenus inventés. Notez ce que l’IA a ajouté, les corrections nécessaires et le temps total de rédaction et de relecture. Si vous devez reprendre chaque engagement, mieux vaut améliorer le modèle de départ que multiplier les brouillons.

Nous pouvons examiner une trame vide lors d’un appel de quinze minutes. Aucun courrier réel ni dossier patient n’est nécessaire pour ce premier échange.